মাইক্রোসফট অফিসের এক্সক্লুসিভ কিছু টিপস *1*

বর্তমানে ওয়ার্ড প্রসেসিং এর জন্য ওপেন সোর্স অফিসস্যুট গুলো জনপ্রিয়তা অর্জন করলেও, মাইক্রোসফট অফিসই এখনো সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত হচ্ছে। আর তাই আজ আপনাদের জন্য নিয়ে এসেছি সবচেয়ে জনপ্রিয় অফিস এ্যাপ্লিকেশন প্রোগ্রাম “মাইক্রোসফট অফিস” এর Exclusive টিপস। তো দেখুন, আর নিচে মন্তব্য করুন আপনাদের খারাপ লাগা নিয়ে….

১. নিয়ে যান এক্সেলের চার্ট খুব সহজেই পাওয়ার পয়েন্টে

প্রেজেন্টেশন তৈরি করতে আমরা সাধারণত মাইক্রোসফট পাওয়ারপয়েন্ট ব্যবহার করি। এই প্রেজেন্টেশনে মাঝে মধ্যে চার্ট প্রয়োজন হয়। পাওয়ারপয়েন্ট থেকে চার্ট তৈরি করা যায়। তবে এক্সেলের ডাটা থেকে চার্ট ব্যবহার করা গেলে তাহলে পরবর্তীতে এক্সেলে পরিবর্তন করলে অটোমেটিক ভাবে পাওয়ারপয়েন্টে হলে ভাল, তাই না? আসুন কীভাবে করা যায় দেখি। এক্সেলে চার্ট তৈরি করুন। এবার উক্ত চার্ট কপি করুন। এবার পাওয়ারপয়েনটের এডিট মেনু থেকে Paste Special ক্লিক করুন। তাহলে একটি ডায়লগ বক্স আসবে। ডায়লগ বক্স থেকে Paste Link এবং Microsoft Office Excel Chart Object নির্বাচন করুন। এবার OK করুন। তাহলেই হবে। এখন থেকে এক্সেলে পরিবর্তন করলে অটোমেটিকভাবে পাওয়ারপয়েন্টেও পরিবর্তন হয়ে যাবে।।

২. ব্যবহার করুন এক্সেলের টেবিল ওয়ার্ডে

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড ব্যবহার করা হয় সাধারাণত ছাপার কাজে এবং এক্সেল ব্যবহার করা হয় হিসাবের কাজে। অর্থ্যা, দু’টির কাজই ভিন্ন। তো মাঝেমাঝে এক্সেলের তথ্য ওয়ার্ডের হিসাবের বা টেবিলের জন্য প্রয়োজন হয়। তখন এক্সেলের উক্ত হিসেবের সেল ওয়ার্ডে ব্যবহারের জন্য লিংক ব্যবহার করা যায়। এজন্য, এক্সেলের উক্ত সেলগুলো প্রথমে কপি করুন। এবার ওয়ার্ডে গিয়ে পেষ্ট করুন। পেষ্ট করা তথ্যের সাথে একটি আইকন দেখতে পাবেন। এটির উপর ক্লিক করুন। এখানের মেনু থেকে Keep Source Formatting and Link to Excel অথবা Match Destination Table Style and Link to Excel নির্বাচন করুন। তাহলে এখন থেকে এক্সেলের উক্ত শীটে পরিবর্তন করলে ওয়ার্ডেও পরিবর্তন হবে।।

৩. এক্সেলের ওয়ার্কশীট ডিজেবল করুন

অন্য ব্যবহারকারি যাতে আপনার কোন তথ্য দেখতে না পারে সে আমরা পাসওয়ার্ড দিয়ে থাকি। এখন আপনি চাচ্ছেন পাসওয়ার্ড না দিয়ে কিভাবে দেখানো বন্ধ করা যায়। কোন সমস্যাই না, কীভাবে?? খুব সহজেই আপনি আপনার এক্সেলের ওয়ার্কশীট লুকিয়ে রাখতে পারেন। যে ফাইলটি লুকাতে চান তা খুলুন। এখন এটিকে ডিজেবল বা লুকাতে ভিজ্যুয়াল বেসিক এডিটর লাগবে। ভিজ্যুয়াল বেসিক এডিটরের জন্য Alt+F11 চাপুন, তাহলেই এটি ওপেন হবে। বামপাশের প্যানেলে যে ওয়াকবুর্ক লুকাতে চান তা নির্বাচন করুন। এবার Properties এর Visible থেকে 0-x SheetHidden বা 2 –x SheetVeryHidden নির্বাচন করুন। তাহলে উক্ত ওয়ার্কশীটটি আর দেখা যাবে না।

৪. সহজেই আনপ্রোটেক্ট করুন এক্সেলের ওয়ার্কবুক

মাইক্রোসফট এক্সেলে যারা কাজ করেন তারা নিরাপত্তার খাতিরে ওয়ার্কশীটকে প্রোটেক্ট করে রাখেন। আর এটিকে আনপ্রোটেক্ট করতে হলে পাসওয়ার্ড প্রয়োজন। এখন আপনি যদি পাসওয়ার্ডটি ভুলে যান, তখন??? সমস্যাই না। কীভাবে সমাধান???

http://www.straxx.com/excel/password.xla থেকে Password নামে এড-অন্সটি ডাউনলোড করে ইন্সটল করুন। এবার যে ওয়ার্কশীটকে আনপ্রোটেক্ট করুতে চান তা ওপেন করুন। এবার Tools মেনুতে দু’টি সাবমেনু পাবেন। এখানে ওয়ার্কশীট আনপ্রোটেক্ট করতে Unprotect Sheet এবং ওয়ার্কবুক আনপ্রোটেক্ট করতে Unprotect Workbook এ ক্লিক করুন।

৫. সহজে ডেসিমেলকে  রুপান্তর করুন রোমানে

মাইক্রোসফট এক্সেলে খুব সহজেই আপনি ডেসিমেল সংখ্যাকে রোমানে রূপান্তর করতে পারেন। এজন্য একটি সূত্র ব্যবহার করতে হবে। সূত্রটি হল =ROMAN(number,from). এক্ষেত্রে আপনি সংথ্যা হিসেবে ০-৩৯৯৯ পর্যন্ত ব্যবহার করতে পারবেন। আমরা এথন যদি ৫৭৮ এর রোমান মান বের করতে চাই তাহলে লিখতে হবে =ROMAN(578,0). এখানে from এর পরিবর্তে ০-৪ পযর্ন্ত ব্যবহার করতে পারবেন। ইচ্ছা করলে কোন মান না লিখলেও চলবে। ও আরেকটা কথা, ৩৯৯৯ এর থেকে বেশি ও ঋণাত্মক সংখ্যার মান বের হবে না।।

৬. আনডু বৃদ্ধি করুন এক্সেলের

মানুষের ভুল হওয়া স্বাভাবিক, তাই না? কম্পউটার ভুল করে না, কম্পিউটার ভুল করে কখন, মানুষ ভুল করলে, ঠিক নয় কিখ? কাজে সময় যে কোন কারণ বশতঃ আমাদের ভুল হতেই পারে। এর জন্য আমরা Undo কমান্ড ব্যবহার করি। এক্সেলে আনডু ব্যবহার করা যায় সবোর্চ্চ ১৬ বার। আপনি চাইলে আরো বৃদ্ধি করতে পারেন। এজন্য নোটপ্যাড খুলে নিচের কোডটি কপি করে পেষ্ট করুন। তারপর Excelundo.reg নামে সেভ করুন।

Windows Registry Editor Version 5.00
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Excel\Options]
“UndoHistory”=dword:00000040

এবার এটি চালু করুন। তাহলেই কাজ সেরেছে।।

৭. তথ্য লুকান এক্সেলের

একটু মজা করি কী বলেন? আপনি চাচ্ছেন, আপনি সেলে লিখবেন কিন্তু কোন কিছু যদি না দেখা যায়, তাহলে কী রকম হবে! মজা হবে তাই না। আসুন এবার কাজে, যে সেলের তথ্য লুকাতে চান তা নির্বাচন করুন। এবার Format মেনু থেকে Cell… এ ক্লিক করুন। এখানের Number ট্যাবে যান। Category থেকে Custom নির্বাচন করুন। Type বক্সে লিখুন ;;; (তিনটি সেমিকোলন)। সবশেষে Ok করুন। তাহলেই খেলা শূরু হয়ে যাবে।।

৮. বন্ধ করে দিন এক্সেলের সেল

একটি আগে আমরা মজা করলাম। এবার আরেকটু মজা করি। এমন যদি হয় যে, কিছু সেলে লেখা যায়, কিছু সেলে লেখা যায় না, তাহলে কেমন হয় বলুন তো, মজা না?? মূল বিষয়ে আসি, চলুন তাহলে………..

এক্সেলের কোন ওয়ার্কবুক অন্য কেউ যাতে কোন পরিবর্তন করতে না পারে, সে জন্য আমরা ওয়ার্কবুককে প্রোটেক্ট করে রাখি। এখন আপনি ইচ্ছা করলে একটা পদ্ধতি করতে পারেন। তা হল, যারা দেখবে তারা নির্দিষ্ট কিছু সেল ছাড়া অন্য কোন সেলের তথ্যের পরিবর্তন করতে পারবে না। তার মানে আপনি চাচ্ছেন, অন্যদেরও লেখার অনুমতি থাকা উচিত লেখার জন্য। উক্ত কাজ করতে,

Tools মেনু থেকে Protection এর Allow Users to Edit Ranges এ ক্লিক করুন। এবার New বাটনে ক্লিক করুন। যে যে সেলগুলোর অনুমতি দিবেন সেগুলো নির্বাচন করে Ok করুন। এবার Protect Sheet বাটনে করলে একটি ডায়লগ বক্স আসবে। উপরের দিকে Protect Worksheet and contents of locked cells এবং নিচের দিকে Select locked cells এবং Select unlocked cells চেক করুন। এবার পাসওয়ার্ড দিয়ে Ok, Ok করুন। তাহলেই আসল মজা বুঝবেন।।

৯. অফিস ২০০৭ এর নতুন ব্যবহারকারীদের জন্য

মাইক্রোসফট অফিসের সর্বশেষ সংরক্ষণ হল অফিস ২০০৭। যারা আগে মাইক্রোসফটের পূর্ববর্তী সংরক্ষণগুলো ব্যবহার করছেন, তারা অবশ্য এটিকে দেখলে চিনতেই পারবেন না, যে এটি আপনাদের মাইক্রোসফট অফিস। অফিসের পূববর্তী সংরক্ষণগুলো দেখতে একরকম হলেও এটি একদম পুরো ভিন্ন। যারা এটি ব্যবহার করতে কষ্ট বা বিরক্তবোধ করেন তারা ইউবিটমেনু সফটওয়্যার ব্যবহার করতে পারেন। সফটওয়্যারটি ডাউনলোড করতে এখানে ক্লিক করুন। ইনস্টল করলে দেখবেন Menu নামে একটি ট্যাব এসেছে। এখানে ক্লিক করুন। তাহলেই সব বুঝেবন।।

১০. আসল মজা তো এখানেই

অফিস ২০০৭ কে তো একদম পুরোপুরি পরিবর্তন করা হয়েছে। এর নতুন নতুন ফিচারগুলো আসলেই খুব সুন্দর। অফিস ২০০৭ এর অন্যতম চমক হচ্ছে শব্দ যোগ করা। কি রকম? এ যেমন- কপি, কাট, পেষ্ট, আনডু, রিডু, সেভ ইত্যাদি করার সময় যদি আপনাকে বিভিন্ন শব্দ শোনায় তাহলে আসলেই খুবই মজা হবে। এজন্য আপনাকে একটি এড-অন্স ডাউনলোড করতে হবে। এড-অন্সটি ডাউনলোড করে ইন্সটল করুন। অফিস ২০০৭ খুলুন। এবার Microsoft Office Button থেকে নিচের Word Options এ যান। এখানে Advanced অপশনে যান। নিচের General ট্যাবে Provide feedback with sounds চেক করে Ok করুন। এই পরির্তন একসাথে অন্যান্য প্যাকেজে হয়ে যাবে। মানে হল, এক্সেল, একসিস, পাওয়ারপয়েন্ট, পাবলিশার ইত্যাদি।।

যাক আপনাদেরকে অসংখ্য ধন্যবাদ। কারণ আমার এই অহেতুক পোষ্টটির জন্য। যাক কে কতোটুকু বিরক্ত হয়েছেন তা না বলে কিন্তু যাবেন না।

আবারও ধন্যবাদ…………………………….